La mai bine de un an de când Directiva Whistleblower ar fi trebuit, în mod normal, sa fie transpusă in dreptul intern, timp în care în spațiul public au apărut numeroase opinii și evenimente care au marcat forma finală a reglementării, în final, avem o nouă lege privind avertizorii in interes public.
În data de 19 decembrie 2022 a fost publicată în Monitorul Oficial Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public care transpune directiva menționată mai sus și introduce noi obligații pentru societăți. Pentru a oferi o înțelegere mai bună a noilor reglementări, ne propunem ca prin prezentul articol să explicăm ce este avertizorul de integritate, ce urmărește de fapt legea și care vor fi noile provocări cu care se vor confrunta societățile.
Ce reglementează legea și cine este avertizorul?
Legea introduce un cadrul general de protecție a persoanelor care raportează încălcări ale legii în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane de drept public, precum și în cadrul persoanelor de drept privat.
Astfel, avertizorul este definit ca persoana fizică ce efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii obținute în context profesional. Pentru a asigura protecția acestor persoane care au un statut vulnerabil raportat la persoana față de care a întreprins raportarea/ divulgarea, legiuitorul a prevăzut numeroase garanții, instituind reguli privind crearea unui cadru sigur prin care se pot realiza inclusiv raportări anonime, precum si obligații in ceea ce privește primirea, examinarea și soluționarea raportărilor.
Contextul profesional în care avertizorul ia la cunoștință informațiile privind încălcările legale este larg definit, avertizor putând fi orice angajat, persoana care desfășoară o activitate dependentă, acționar, persoana care face parte din organele de conducere, voluntar, stagiar. Un aspect foarte interesant este faptul ca avertizori pot fi inclusiv candidații ale căror raporturi de muncă nu au început încă și care efectuează raportări/ divulgări publice în legătură cu informații obținute în timpul procesului de recrutare, precum si persoanele al căror raport de muncă/ serviciu a încetat.
Aceasta noua reglementare are impact si din perspectiva protecției datelor cu caracter personal. Societățile vor trebui sa analizeze masurile actuale implementate si sa stabilească daca mecanismul actual de prelucrare si protecție a datelor cu caracter personal este suficient de cuprinzător si sigur pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal ale tuturor categoriilor de avertizori in interes public.
Ce reprezintă raportarea și divulgarea?
Pe scurt, raportarea este o comunicare de informații. Legea prevede trei proceduri pe care avertizorul trebuie să le parcurgă pentru a beneficia de protecția prevăzută de lege: (i) raportare internă; (ii) raportare externă și (iii) divulgare publică.
Raportarea internă reprezintă comunicarea de informații referitoare la încălcări ale legii din cadrul unei societăți, realizată prin mijloace puse la dispoziție de aceasta din urma (prin canale proprii).
Astfel, societățile cu cel puțin 50 de angajați au obligația de a identifica/ institui canale interne de raportare și de a stabili proceduri privind raportarea internă. Legea oferă posibilitatea societăților care au între 50 și 249 de angajați de a se grupa și utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor.
Raportarea externă reprezintă comunicarea de informații referitoare la încălcări ale legii către una dintre următoarele autorități publice: (a) autoritățile și instituțiile publice care, prin legi speciale, primesc și soluționează raportări în domeniul lor de competență; (b) Agenția Națională de Integritate (ANI); și (c) alte autorități/ instituții cărora ANI le transmite raportările spre soluționare.
Autoritățile efectuează o primă examinare, prin raportare la forma acesteia și la aplicabilitatea dispozițiilor legale, iar dacă din informațiile conținute există indicii privind existența unei încălcări a legii, poate continua examinarea efectivă.
Divulgarea publică reprezintă punerea la dispoziție în spațiul public, în orice mod, a informațiilor referitoare la încălcări ale legii. Totuși, această acțiune trebuie să îndeplinească una dintre următoarele condiții:
- Avertizorul a raportat mai întâi intern și extern sau direct extern, însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare într-un termen de 3 luni de la primirea raportării (6 luni în cazurile justificate); sau
- Are motive întemeiate să considere că: (i) încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat; sau (ii) în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă că încălcarea să fie remediată în mod eficace, având în vedere circumstanțele specifice ale raportării.
Principalele obligații ale societăților și riscurile la care se supun
Principala obligație instituită de noua lege în sarcina societăților consta in identificarea/ instituirea de canale interne de raportare și stabilirea unor proceduri privind raportarea internă. Aceasta obligație va intra în vigoare la data de 17 decembrie 2023 si se adresează in principial societăților care au intre 50 si 249 de angajați, iar neîndeplinirea acestei obligații este sancționată cu amendă contravențională de pana la 30.000 RON. Desigur, nimic nu împiedică angajatorii cu mai puțini angajați să instituie astfel de proceduri sau angajații acestora de a face raportări privind eventuale încălcări ale legii. Însă, în acest caz, dacă nu exista proceduri interne, avertizorul va avea dreptul de a efectua o raportare direct prin utilizarea canalului extern.
De menționat faptul că anumite societăți care activează în domenii specifice (e.g., domeniul petrolier, al asigurărilor sau al serviciilor de plată) trebuie să își îndeplinească obligația de mai sus indiferent de numărul angajaților.
Măsuri de protecție a avertizorului
În ceea ce privește avertizorul, odată cu dobândirea acestei calități, acesta dobândește mai multe drepturi. Printre acestea se numără și interdicția represaliilor, adică a acțiunilor/ omisiunilor, directe sau indirecte, apărute într-un context profesional, care sunt determinate de raportare/ divulgare și care provoacă sau pot provoca prejudicii avertizorului, cum ar fi: concedierea, rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru prestări servicii (fără a fi îndeplinite condițiile în acest sens), modificarea contractului de muncă, reducerea salariului sau schimbarea programului de lucru.
Avertizorul poate contesta represaliile printr-o cerere adresată instanței competente, în funcție de natura litigiului. Sarcina probei va fi în seama angajatorului sau entității care a dispus măsurile, care trebuie să dovedească că acestea sunt justificate de alte motive decât cele care au legătură cu raportarea/ divulgarea.
To do list
Legea introduce un element nou pe care atât societățile private, cât și persoanele fizice colaboratoare, trebuie să îl aibă în vedere în cadrul derulării relațiilor contractuale de acum înainte. In acest context, recomandarea noastră este ca societățile sa realizeze o analiza interna si sa determine cel puțin următoarele chestiuni:
- îndeplinirea condițiilor prevăzute de lege in ceea ce privește instituirea canalelor interne si a procedurilor interne privind raportarea;
- stabilirea masurilor care trebuie sa fie implementate pentru a asigura protecția avertizorilor in interes public;
- impactul acestor masuri asupra raporturilor de munca si asupra raporturilor comerciale in general;
- impactul acestor masuri din perspectiva protecției datelor cu caracter personal (e.g., identificarea documentației interne si actualizarea acesteia, implementarea unor masuri de protecție suplimentare).
In ceea ce privește impactul concret al acestei noi reglementari asupra activității acestor societăți, precum și modul in care se vor contura aceste noi proceduri la nivelul societăților, rămâne de văzut, însă mizăm pe creșterea nivelului de prevenție cu care părțile vor demara noi relații contractuale.
Articol semnat de Irina Oprea (associate) și Teodor Trandafir (associate)
