Odată cu pandemia și restricțiile care au derivat de la criza sanitară, multe companii au realizat că digitalizarea e un pas important care trebuie făcut în 2020. Unele companii au ales să își protejeze angajații și au implementat sistemul de telemuncă. Numai că dincolo de asigurarea unei infrastructuri pentru angajații care lucrează remote, fie că vorbim de VPN-uri, soluții de securitate sau pur si simplu de noi calculatoare, multe companii s-au aflat în fața unei noi probleme: birocrația.
Documentul printat pe hârtie și semnat olograf, alături de ștampilă, era încă metoda populară de schimb de acte între multe companii. Însă pandemia a ridicat noi probleme: cum să duci un document pe la 2-3 semnatari, uneori chiar mai mulți? Sigur, că soluția era să plimbi documentele cu un curier. Dar timpul de transmitere este mare, plus costuri ridicate pentru această procedură. Mai mult, dacă unul dintre semnatari uită să semneze și documentul rămânea blocat pe un birou, lucrurile se complicau și mai mult.
Bun, și care ar fi soluția cea mai simplă în acest caz? Răspunsul este simplu: Paperless flowSIGN, aplicație dezvoltată de compania românească certSIGN. În rândurile de mai jos o să vă explicăm cum funcționează și care sunt avantajele acestei soluții.
Și înainte de a citi mai departe, gândiți-vă la această soluție ca la ceva care ajută natura (nu mai folosim hârtie), la sănătatea angajaților (nu trebuie să se mai deplaseze la birou pentru a semna documentele și a se expune inutil riscurilor de contractare a COVID), la eficientizarea procesului de semnare (timp câștigat) și la reducerea cheltuielilor generate de curierat.
Cum funcționează Paperless flowSIGN
Așa cum spuneam, Paperless flowSIGN este o soluţie care simplifică și eficientizează orice proces al unei companii care implică mai mulți semnatari, cu valoare de semnătură olografă, certificată conform regulamentului European eIDAS 910/2014. Cu alte cuvinte, e ca și cum ați semna de mână documentul respectiv, fără să părăsiți confortul casei.
Este extrem de ușor de utilizat, permite semnarea unui document de către mai mulți semnatari și poate asigura managementul integrat al unui document electronic cu valoare legală, de la semnarea într-un flux ce poate implica mai multe persoane, până la arhivarea și păstrarea în siguranță a documentelor semnate. Practic, nu mai ai grija documentelor că nu mai știi pe unde s-au rătăcit sau că procesul de semnare este foarte mult întârziat din diverse motive, lucru ce poate duce la pierderi financiare substanțiale.
Concret, documentele se încarcă în aplicația Paperless flowSIGN, apoi se stabilește ordinea în care vor fi aplicate semnăturile, iar după ce documentul a fost semnat de către toți semnatarii, fiecare dintre ei primește o notificare că poate descărca documentul direct din platformă.
Pentru a putea semna electronic documentele încărcate în platformă, utilizatorul trebuie să urmeze 3 pași simpli:
1. Obținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică - remote prin identificare video;
2. Semnarea documentelor prin aplicația flowSIGN;
3. Descărcarea documentelor, după ce au fost semnate de către toate persoanele din flux.
Cât de sigură e soluția flowSIGN?
Sunt unii oameni care preferă metoda tradițională, cu plicul sigilat și semnarea fiecărei pagini a contractului pentru a fi siguri că totul este în regulă și că nu au acces la documente prea multe persoane Realitatea însă e diferită. Atâta timp cât contractele nu stau “sub cheie”, confidențialitatea acelor documente poate fi încălcată ușor.
Cu Paperless flowSIGN, mecanismele de securitate integrate în semnătura electronică calificată garantează că datele sunt în siguranță și nu pot fi vizualizate decât de către persoanele autorizate să semneze documentele. Autorizarea semnăturii se face prin 2 factori: user&parolă și cod unic primit pe telefon. Așdar, tu controlezi cine are “cheia” documentelor
Avantaje pe scurt:
- economie de timp, bani (certificatul calificat utilizat pentru semnarea în flux nu necesită deținerea unui dispozitiv token, așadar emiterea semnăturii calificate are un preț mai mic decât cea cu token) și fără riscuri de sănătate pentru semnatari;
- valoare legală - se semnează documente cu certificate calificate, adică au acoperire legală, fiind echivalente cu semnătura olografă.
- flexibil- se poate semna orice tip de document, de oriunde, chiar și de pe un telefon mobil, iar după ce documentul a fost semnat de către toate persoanele din flux poate fi descărcat de către toți semnatarii;
- este foarte ușor de implementat - identificarea persoanelor se face video, așadar nu este necesară deplasarea la un magazin sau partener certSIGN pentru obținerea certificatelor calificate;
- arhivarea electronică se poate integra cu soluția Paperless flowSIGN, iar cu ajutorul acesteia costurile scad cu 66% față de arhivarea clasică/fizică;
- serviciul de semnare la distanță se bazează pe o soluție tehnică dezvoltată de certSIGN certificată conform Regulamentului eIDAS, iar compania pune la dispoziție o echipă specială care oferă suport și know-how companiilor ce doresc să implementeze acest serviciu.
Așadar, Paperless flowSIGN poate fi implementat atât în instituții private, pentru a ușura activitatea anumitor departmente sau a întregului flux de documente din companie (documente interne sau externe), dar și în cadrul instituțiilor de stat, pentru documente ce presupun aplicarea unei vize/semnături din partea mai multor angajați (de ex: eliberarea unui certificat de urbanism pe care este nevoie să semneze o serie de persoane).
Vezi mai multe detalii aici.
Articol susținut de certSIGN
