Business Intelligence, un colac de salvare in 'oceanul informatiei'

de Florin Popescu     HotNews.ro
Luni, 10 iulie 2006, 0:00

PREA MULTA INFORMATIE SAU CAUTAREA ACULUI IN CARUL CU FAN
Sistemele IT au devenit o componenta de baza in orice organizatie.
In companiile mari, precum Caile Ferate germane, sistemele informationale sunt adevarate „containere” pline cu informatie! Pentru aceste companii, este extrem de important sa „extraga” din aceste sisteme, exact informatia de care au nevoie, in asa fel incit aceasta informatie sa ajute la luarea deciziilor importante (exemple: decizia

de a cumpara o companie, decizia de a majora preturile la produse, sau in cazul Cailor Ferate germane, planificarea numarului de vagoane la un tren).

Din pacate insa, IT-ul s-a dezvoltat in ultimii ani cu o viteza mult prea mare. Au aparut multe produse IT, companii diverse au implementat solutii IT (mai bine sau mai prost) pe platforme diverse (Windows, Unix, Mainframe etc.). Concluzia: in sanul fiecarei companii au aparut diverse solutii IT care au creat in jurul lor adevarate insule de informatie.

Pe langa aceasta, informatia se poate afla in „miscare” intre aceste sisteme informationale (exemplu: un mesaj trimis de la un sistem la altul). Si ca sa facem lucrurile si mai complexe, datorita globalizarii si virtualizarii muncii, informatia se poate gasi in locatii total diferite (uneori la mii de km distanta), in diverse formate, in diverse limbi s.a.m.d.

Problema este: cum reusim sa „agregam” aceasta informatie, sa o procesam si sa o prezentam in mod uniform exact acelora care au nevoie de ea? Sau in forma populara: cum scoatem acul din carul cu fan?

CE ESTE BUSINESS INTELLIGENCE (BI)?
Este greu sa dai o definitie unei solutii complexe care poate varia in functie de context. In mod abstract as spune ca BI este procesul de „combinare” a informatiei din mai multe surse, si prezentarea rezultatului intr-o forma in care poate fi folosita in luarea deciziilor importante (decizii de afaceri).

Prelucrata si prezentata in mod inteligent (de aici si numele), aceasta informatie ofera unei companii avantajul necesar in fata competitiei.

Atentie, vorbim aici de un intreg proces si nu de niste programe software! Solutiile de BI nu fac decat sa „sustina” acest proces dar ele nu pot garanta succesul daca nu sunt puse la punct o serie intreaga de lucruri (organizatoric, tehnic, procedural etc.)
Aplicatiile care sustin procesul BI se numesc Business Intelligence Applications.

CUI SE ADRESEAZA BI?
In principiu solutiile de BI se adreseaza orcarui membru al unei companii! Cateva exemple:
  • Un General Manager poate avea pe ecran un „dash-board” (panou de comanda) cu cei mai importanti indicatori ai afacerii pe care o conduce (cifra vanzarilor, indicatori de performanta, indice de satisfactie a clientilor etc.).
  • Un angajat de la marketing poate face diverse analize despre clienti, sensibilitati ale acestora, tendinte, care ulterior conduc la noi campanii de marketing.
  • Un contabil poate face diverse analize financiare, statistici etc.
  • Un angajat din departamentul operativ poate urmarii calitatea procesul de productie.
  • Un administrator de retea poate urmari „sanatatea” infrastructurii si combate proactiv eventualele probleme.
  • Un angajat al unui call center poate urmari cat de satisfacuti sunt clientii sai.
  • Seful unei echipe de programatori poate urmari productivitatea echipei sau calitatea codului produs de programatori.

    CUM A EVOLUAT BI?
    Ei bine, lucrurile au evoluat rapid. Daca in 1996, DB-ul analiza informatia pentru a intelege ce s-a intamplat in trecut („la modul trecut”) si a face previziuni de viitor (de exemplu bazate pe statistica), in ziua de astazi informatia trebuie folosita imediat (cat mai rapid) pentru a lua o decizie de moment si a influenta viitorul (la „modul viitor”).

    Un magazin de electronice spre exemplu, trebuie sa stie cat mai rapid care sunt preturile la concurenta (alte magazine, magazine online) ca sa nu piarda clienti si sa ramana in business. Sistemele BI sunt in 2006 sisteme proactive care te ajuta sa privesti in viitor, chiar si fara sa analizezi ce s-a intamplat in trecut. Sistemele BI se indreapta cu pasi mari catre sisteme de timp real.

    Sistemele BI din ziua de astazi, analizeaza informatia in toate formele sale, incluzand informatia aflata in miscare. Exemplu: o lista de preturi citita automat de pe un site concurent, poate influenta schimbarea preturilor de pe site-ul propriu. Acest „eveniment” se bazeaza pe informatie de moment care nu este stocata in baza de date proprie.

    Mai departe, sistemele BI filtreaza informatia si o prezinta in mod personalizat celui care are nevoie de ea. Principiul este simplu: fiecare angajat trebuie sa abia acces controlat exact la informatia de care are nevoie pentru al ajuta in momentul in care are nevoie (in termeni de specialitate: empowering the users).

    DE LA TEORIE LA PRACTICA
    Ei bine BI este in teorie ceva foarte atragator! Orice sef de departament IT are visul, sau mai rau: primeste sarcina, sa creeze un sistem omogen, uniform si flexibil care sa ofere informatie in mod personalizat si controlat fiecarui angajat. Ei bine, in majoritatea cazurilor acest lucru nu este prea usor!

    Motivele sunt diverse: complexitatea sistemelor in care se afla informatia, lipsa de organizare (manageri care cred ca solutia tehnica este suficienta), crearea solutiei „ideale” care insa nu poate fi administrata ,etc. Acestea sunt doar cateva exemple care stau la baza insuccesului a multor proiecte de BI.

    Pentru a incepe un astfel de proiect, iata cateva intrebari cu care ar trebui sa incepi:
  • Care este calitatea informatiei pe care o detin? Simplu: daca bagi intr-o masina de tocat (analogie la solutia BI) carne stricata, o sa obtii… tot carne stricata! Daca ai de exemplu in mai multe baze de date informatii despre clienti si adresele acestora nu coincid, care este atunci adresa corecta a unui client?
  • Care sunt indicatorii (Key Performance Indicators) cei mai importanti pentru business-ul tau? Caile Ferate germane putea investi in solutia sa pentru a sti care este media masurii de pantof a calatorilor sai dar informatia aceasta probabil ca este ne-esentiala! O solutie BI trebuie construita treptat si trebuie inceputa exact acolo unde aduce rezultatele cele mai rapide (Quick Wins) altfel va fi foarte greu sa justifice investitia necesara.
  • Sunt persoanele care trebuie sa foloseasca informatia pregatite pentru asa ceva? Dar cele care trebuie sa furnizeze informatia? Sa nu uitam ca pana la urma oamenii sunt cei care deseori produc sau consuma informatia.

    Un sistem IT nu este decat un element ajutator! Este ca si cum pui roti ajutatoare la o bicicleta dar copilul care trebuie sa mearga pe bicicleta nu ajunge la pedale! In termeni de specialitate acest lucru este denumit: People Ready Business.

    DUREREA UNUI IT MANAGER SI MARELE PARADOX
    Deseori, primii care inteleg „cu ce se mananca” BI sunt managerii departamentelor de IT. Ei bine, durerea lor cea mai mare este: cum sa conving un business manager sa investeasca intr-o astfel de solutie? De ce? Pentru ca solutiile BI sunt in general extrem de scumpe!

    Orice specialist in BI iti poate spune ca un proiect de BI TREBUIE SA INCEAPA DE LA BUSINESS! Adica un business manager ar trebui sa spuna ceva de genul: „daca as putea primi in fiecare ora un raport despre cum variaza cifra de vanzari in functie de conditiile meteorologice as putea duba cifra de afaceri!” In momentul acesta, managerul IT ar spune: cred ca trebuie sa investim intr-o

    solutie BI. Ideea este ca acest business manager nu stie ca un astfel de raport ar putea fi generat! Deci nu vine la departamentul IT sa ceara asa ceva!

    Paradoxul:
  • Un proiect BI trebuie sa fie bazat pe un studiu de caz („business case”) solid.
  • Este aproape imposibil sa gasesti un astfel de studiu de caz care sa justifice o investitie mare (BI este scump).
  • Oameni de business nu stiu ca sistemele lor IT pot mult mai mult si nu pot „formula” astfel de cazuri.
  • Un manager IT nu poate sa arate de ce este in stare fara sa faca ceva investitii.
  • Daca ai mai multe studii de caz mai mici de la mai multe departamente, nici un manager de departament nu este dispus sa plateasca din propriul buget pentru intreaga infrastructura.
    Rezolvarea in majoritatea cazurilor este: se incalca regula ca un proiect BI trebuie sa aiba o argumentatie solida (un business case solid), managerul IT primeste „o caciula de bani” si pune la punct infrastructura, iar apoi incet, incet diverse departamente incep sa foloseasca aceasta infrastructura si sa inteleaga valoarea ei.

    Personal NU SUNT DE ACORD cu aceasta abordare! De ce? Pentru ca de obicei se ajunge la situatia urmatoare: infrastructura este prea avansata pentru nevoile reale ale companiei (sau pe scurt: sa omori muste cu lansatorul de rachete in loc de un spray insecticid).

    Exista diverse companii care provaduiesc „think big, start small” dar care finalizeaza cu „costs big, start small”.

    CUM ABORDEZ UN PROIECT BI?
    Personal sunt adeptul proiectelor de testare a conceptului (proof of concept - POC). Si anume:
    - Un business consultant si cu un IT-er fac rapid un tur pe la managerii departamentelor si le fac o prezentatie despre ce inseamna BI. Apoi ii stimuleaza pe acestia sa gandeasca in lumea ideala in care IT-ul face totul posibil.
    - Din lista de dorinte se face un plan pentru un POC
    - Cu planul in mana, managerul IT merge la general manager si ii cere buget. Ii explica foarte frumos ca acest POC este folosit ca stimulent si NU ESTE O SOLUTIE FINALA (va fi efectiv aruncat la gunoi dupa ce proiectul se incheie) Este extrem de important sa nu se creeze perceptia ca se construieste o solutie finala!
    - Se realizeaza acest POC care demonstreaza ce inseamna BI
    - Acest POC este prezentat tuturor celor ce pot deveni potentiali utilizatori ai infrastructurii, si rezultatele nu se vor lasa asteptate. Utilizatorii vor fi astfel stimulati sa gandeasca „cum trebuie” ca sa genereze acele studii de caz de care o implementare BI are nevoie.

    Daca lucrurile au mers bine, aveti o argumentatie puternica ca sa incepeti un proiect BI. In caz contrar stiti ca nu aveti nevoie - cel putin deocamdata - de BI! Si in acest ultim caz puteti sa evitati o investitie nenecesara.
    Daca ati ajuns aici si sunteti pe punctul sa porniti un proiect BI va spun de pe acum: abia acum vine greul! Dar asta o sa faca subiectul unui altui articol.

    LA CE SA NE ASTEPTAM DE LA BI IN VIITOR?
    Probabil ca pasul urmator in BI este integrarea cu tehnologia de cautare (motoare de cautare). In acest fel, se combina in mod natural informatia interna din companie cu informatia accesibila prin Internet, si BI nu se mai opreste la granitele companiei. Potentialul este imens!

    Exista multe companii IT care lucreaza la astfel de solutii. Cheia succesului probabil ca va sta in cat de intuitiv vor reusi aceste companii sa puna la dispozitia utilizatorului aceasta informatie: prezentare, personalizare, integrare in programele cele mai folosite, posibilitatea accesarii de pe mobil, etc.

    De ce? Pentru ca orice companie serioasa este deja „inundata” cu prea multa informatie. Daca la aceasta adaugam si „oceanul de informatie” prezent pe Internet, apoi chiar ca ne trebuie o barca de salvare! O solutie BI nu este Arca lui Noe, dar este un colac bun care sa va scoata la mal in timp ce concurenta se ineaca!

    Business Intelligence pe scurt
    Ce este?
    procesul de „combinare” a informatiei din mai multe surse, si prezentarea rezultatului intr-o forma in care poate fi folosita in luarea deciziilor importante (decizii de afaceri)
    La ce ajuta?
    - monitorizarea concurentei
    - o mai buna cunoastere a clientilor (identificarea tendintelor, patroane de comportament etc.)
    - anticiparea schimbarilor si a impactului acestora (schimbari de piata, legi noi, globalizare etc.)
    - monitorizarea propriei companii (date economice, performanta angajatilor, etc.)

    Linkuri interesante:
    http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence
    http://www.microsoft.com/romania/solutii/bi.mspx
    http://www.dmreview.com/
    http://businessintelligence.ittoolbox.com/


    -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
    Florin Popescu

    Florin Popescu a absolvit Facultatea de Automatica si Calculatoare din Bucuresti, si are un Master Degree in Computational Engineering de la Universitatea din Munchen.

    In cariera sa, Florin a ocupat pozitii precum: Team Lider, Project Manager, Enterprise Arhitect, etc.).

    In prezent este IT Consultant pentru Microsoft Services in Olanda.
    A condus si conduce in continuare proiecte majore si a oferit consultanta pentru firme precum ING, KPN, VNU, Philips, ABN AMRO, Ministerul Transporturilor din Olanda etc.

    Este casatorit si este tatal unui baietel de 6 ani. In timpul liber se ocupa de www.desprecopii.com, site-ul sau personal.


















  • 221 vizualizari


    Abonare la comentarii cu RSS

    ESRI

    Top 5 articole cele mai ...



    Hotnews
    Agenţii de ştiri

    Siteul Hotnews.ro foloseste cookie-uri. Cookie-urile ne ajută să imbunatatim serviciile noastre. Mai multe detalii, aici.
    hosted by
    powered by
    developed by
    mobile version